Saat
ini zaman sudah semakin canggih, pemakaian teknologi dan informasi sudah
menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari. Mulai dari kalangan rakyat biasa
sampai pejabat tinggi sudah terbiasa menggunakan komputer. Terkait aktivitas
kantor, sangat umum dijumpai karyawan di sebuah kantor, negeri maupun swasta,
yang menggunakan komputer untuk kepentingan pekerjaannya. Dengan adanya
perkembangan teknologi informasi yang sudah begitu canggih, aktivitas
perkantoran konvensional dimana karyawan atau pegawai harus datang ke kantor,
tidak lagi perlu dilakukan.
Bekerja
dari rumah atau working from home merupakan sesuatu yang sangat umum
diterapkan perusahaan besar di negara maju, misalnya IBM dan Telestra di Australia.
Mengingat sangat banyak aktivitas yang diselesaikan dengan komputer maka lokasi
tidak menjadi persoalan karena bisa dikerjakan di mana saja sepanjang ada
komputer dan listrik yang memadai. Komunikasi dan interaksi antarkaryawan di
kantor dapat dilakukan dengan TIK, dalam hal ini internet. Komunikasi dilakukan
dengan tata cara yang sederhana dan murah sehingga tidak membutuhkan investasi
khusus oleh kantor maupun karyawan. Komunikasi ini menggunakan telekonferensi
yang murah dengan memanfaatkan alat komunikasi yang tersedia di pasaran, bersifat
gratis dan familiar bagi karyawan.
Salah
satu program aplikasi gratis berbasis internet yang dapat membantu aktivitas
perkantoran adalah skype. Dengan menggunakan skype, seorang pegawai kantor tidak
perlu pergi ke kantor untuk melakukan interaksi dengan pegawai lainnya atau
dengan pimpinan. Bahkan saat ini penerimaan karyawan bisa dilakukan melalui
skype. Para calon pegawai tersebut melakukan wawancara kerja melalui video call
skype. Metode ini sangat memudahkan bagi para calon pegawai yang lokasi tempat
tiggalnya jauh dari lokasi tempat kerja yang diinginkan.
Dalam
penggunaan skype, secara otomatis pembicaraan kita direkam atau disimpan. Hasil
pebicaraan yang sudah lama pun masih dapat dibuka jika menggunakan skype.
Hal-hal yang penting atau nomor telepon yang terlupa, masih bisa dilacak
kembali dari percakapan yang tersimpan tersebut. Kelebihan dari skype inilah
yang sangat bisa membantu para karyawan kantor untuk memenuhi tugas yang
diberikan dari kantor tanpa harus datang ke kantor.
Penggunaan
skype dalam aktivitas perkantoran sangatlah efisien. Dengan metode ini, seorang
atasan yang tadinya tidak sempat mengunjungi karyawan di meja kerjanya bahkan
bisa menjadi lebih dekat karena bisa memilih untuk mengunjungi siapa saja dan
kapan saja dengan mudah. Bagi para karyawan, tidak perlu khawatir lagi akan
mengalami terlambat pergi ke kantor. Waktu yang digunakan menjadi lebih efektif
dan biaya yang dikeluarkan menjadi lebih efisien.
